Atualmente, existem várias empresas que oferecem ferramenta de ECM, que muitos confundem com GED - Gestão Eletrônica de Documentos.
Encontra-se empresas oferecendo 3 tipos de serviço no mercado brasileiro:
Serviços de consultoria em gestão de conteúdo empresarial
Desenvolvimento de software de GED disfarçado de ECM
Comercialização de softwares procedentes de outros países - Dolmee, OnBase, Alfresco, Open Text e IBM – por empresas autorizadas ou certificadas.
A principal escolha se baseia na clara visão da sua necessidade. Na grande maioria das vezes, se faz necessária a implantação de uma única solução para a gestão de documentos – ECM – e automação dos processos – BPM – de forma a conseguir gerenciar de forma eficiente todo o conteúdo capturado até completar todo o ciclo de vida tirando o maior proveito da solução.
Para a tomada de decisão na escolha da melhor ferramenta para sua empresa, é importante contar com as seguintes funcionalidades:
Acesso via web aos conteúdos capturados com total segurança;
Administração da temporalidade e do ciclo de vida dos documentos da empresa (agendador);
Agilidade na consulta das informações;
Configuração de alertas automáticos para controle de prazos e execução das tarefas;
Controle de versão para registro das mudanças aplicadas nos documentos, como data da alteração e usuário executor, funcionalidade essencial de ferramentas de ECM. A ferramenta mantém o histórico de alterações que o objeto sofreu ao longo do tempo.
Edição de formulários e campos sem dependência de programação;
Gerenciamento de diferentes formatos de arquivos, como relatórios, imagens, gráficos e vídeos, mantendo-os sempre atualizados, com controle de versão e sem a temida duplicidade.
Integração com outros sistemas (ERP, CRM, etc) e bancos de dados.
Modelagem de processos através do modulo “desenhador de workflow”, garantindo rápida entrega tanto num projeto de implantação bem como em ajustes de processos já implantados sem requerer alteração em programas.
Possibilidade de apontamento de horas para custeio do processo.
Proteção dos documentos, e, nesse quesito, reforço que o assunto não se limita à proteção por login e senha com definição de permissões dentro da ferramenta, mas organização por grupos, papéis e responsabilidades e, principalmente, criptografia dos dados garantindo que a informação só possa ser acessada para leitura ou transferência por intermédio do sistema.
Qualidade de imagem configurável para ajuste de desempenho;
Reconhecimento óptico de caracteres para transformação de arquivos PDF e imagens em dados editáveis e pesquisáveis;
Visualização de documentos sem a necessidade de download do arquivo;
Apesar do ECM ser um conceito ainda pouco disseminado no Brasil, já existem muitos cases de sucessos implantados que compravam a geração de resultados sólidos e, independente do porte, localidade ou segmento, em algum momento, uma empresa precisará tratar da gestão dos seus processos de forma segura e eficaz.
POR QUE CHAMAR A ECM Solution PARA A ESCOLHA DE UM ECM?
Por contar com experiência de implantação de soluções em empresas de todo porte, desde pequenas empresas até grandes corporações. Ainda que sua criação tenha sido em 2016, seus sócios proprietários contam com mais de 30 anos de experiência no mercado (vide http:/www.ecmsolution.com.br/sobre) em soluções de ECM e BPM. Oferecemos excelentes opções de ferramentas de ECM/BPM e auxiliamos na escolha daquela que melhor se adapta à sua empresa considerando custos e benefícios.
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