ECM é a acrônimo de Enterprise Content Management, que significa Gestão de Conteúdo Empresarial. Por conteúdo entenda-se todas as informações, armazenadas e circulantes, que são o maior patrimônio ativo de uma empresa.
No ano 2.000, a AIIM (*) - Association for Information and Image Management, estabeleceu que ECM não é uma tecnologia, metodologia ou um processo, mas uma combinação de estratégicas, métodos e ferramentas usados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir informações de processos organizacionais ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Captura: obtenção de informações a partir das diversas mídias e nos meios em que estão disponibilizadas - softwares diversos, ERP´s, CRM´s, arquivo morto, arquivo digital, rede social, etc. Conteúdo de qualquer tipo pode ser guardado de forma segura e se tornar disponível durante todo o processo estabelecido, independentemente de tempo e local;
Gerenciamento: é a fase responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos. Organiza de forma eficaz qualquer quantidade de informação, a partir de metadados previamente definidos e estrutura buscas de forma ágil, sem a necessidade de despender tempo prévio organizando-as.
Armazenamento: garante que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou de outras tecnologias. Traz o benefício de conceder permissão para acesso às informações através de pesquisa de seus conteúdos ou metadados de forma ágil e segura. Permite rastreamento dos acessos e das alterações nos dados e documentos.
Preservação: resume-se aos cuidados de arquivamento a longo prazo como arquivamento, consistindo na prática de proteger os conteúdos para que estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro. Mantém todo o histórico das informações de forma segura, com controle de temporalidade.
Disponibilização: garante que a informação seja entregue ao público certo, no momento certo, através do dispositivo adequado, trazendo maior controle e segurança no momento da publicação e entrega das informações ao longo dos processos envolvidos.
(*) AIIM – Association for Information and Image Management – é uma das mais representativas entidades no mundo quanto ao assunto de Gestão de Informações e Processos. Criada em 1943 nos EUA, ela congrega atualmente cerca de 70 mil associados ao redor do mundo.