Imagine um escritório de contabilidade que faz a gestão de todos os documentos em mídia física, onde a busca por qualquer documento se torna um grande desafio que pode tomar um tempo que a empresa não possui.
Agora visualize um outro escritório que modernizou a gestão de documentos, armazenando e gerenciando todas essas informações de forma eletrônica. Em poucos cliques, todos os documentos necessários são encontrados.
Não é muito difícil apontar qual desses escritórios de contabilidade obtém o melhor desempenho operacional ....
Aqui vão 5 passos para que sua empresa coloque a organização documental em prática:
1️⃣ Guarde apenas o que for necessário: Faça uma boa avaliação sobre a importância das informações. Isso pode ajudá-lo a diminuir parte do volume de documentos, o que facilita o controle e a localização das informações necessárias no dia a dia.
2️⃣ Escolha um local seguro para o armazenamento: Opte por uma boa ferramenta que traga consigo funcionalidades que auxiliem na sua rotina e no trâmite documental. É importante que o local escolhido seja adequado, seguro e tenha capacidade de armazenar o volume de documentos necessários.
3️⃣ Crie um sistema de classificação: Isso garantirá que os colaboradores saibam exatamente qual o local correto para indexar cada um dos documentos emitidos ou armazenados sem precisar filtrar as informações de dezenas de outros clientes.
4️⃣ Estruture fluxos de processos: mapeie o que os funcionários devem fazer quando recebem um documento, como essas informações devem ser organizadas e controladas, quem será o responsável pelo descarte dos documentos e tudo mais que seja requerido pelos processos da sua empresa.
5️⃣ Dê acesso aos documentos para seus clientes: Com um sistema de ECM bem estruturado você pode compartilhar documentos com os clientes do seu escritório de contabilidade. A troca de informações se torna muito mais prática e transparente.
Com qual empresa de contabilidade você se identifica mais, a 1a ou a 2a? Caso seja com a 1a, temos muito com o que te ajudar. Mande uma mensagem que um de nossos especialistas te apoiará com um diagnóstico completo.
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